Wenn zwei Unternehmen kooperieren und sich langfristig zu einer Organisation zusammenschließen, gibt es viel zu tun. Einen solchen Prozess begleite ich seit gut zwei Jahren als externe Beraterin im Changemanagement-Team. Hinter dem Zusammenschluss zweier Altenpflegeeinrichtungen stehen insgesamt knapp 30 (Pflege-)Einrichtungen und rund 1.650 Mitarbeiter. Hinzu kommt ein Wechsel innerhalb der Geschäftsführung, den es ebenfalls gilt, reibungslos und transparent zu gestalten.  ‍

Der Mitarbeiter im Fokus

Sind die rechtlichen Rahmenbedingungen gesteckt, die organisatorischen Belange zugrunde gelegt, gesellschaftsrechtliche Fragen geklärt, geht es bei solch einem groß angelegten Veränderungsprozess hauptsächlich darum, Strukturen zusammenzuführen und vor allem, die Mitarbeiter mitzunehmen. Denn sie betrifft die Umgestaltung in ihrem Arbeitsalltag ganz konkret und sie müssen die Kooperation leben, damit sie funktioniert. So lautet eine der ersten Aufgaben: sich kennenlernen. In gegenseiteigen Besuchen in Kleingruppen funktionierte das besonders gut, um die Weichen für ein Zusammenwachsen zu stellen.

Change-Dialoge, Hausmesse, PK für Führungskräfte

Um möglichst jeden Mitarbeiter erreichen, effektive Personalstrukturen entwickeln und die neuen Abteilungen bei Zusammenlegung strukturell sinnvoll aufbauen zu können, brachten wir von Beginn an und bringen wir noch immer die Mitarbeiter zueinander und nutzen die verschiedensten Kanäle. Wir führten Change-Dialoge: bei den IT-lern, in der Buchhaltung, bei den Personalern, einfach in jeder Abteilung – zunächst in den zwei Verwaltungen, später in den einzelnen Einrichtungen. Ebenso nutzten wir Einzelinterviews und Workshops, um das Kennenlernen zu intensivieren. Bei einer hausinternen Messe stellten sich die einzelnen Abteilungen vor, für Führungskräfte veranstalteten wir eine Pressekonferenz, deren Inhalte sie als Multiplikatoren in ihre Teams weitertrugen.

Veränderung muss umgesetzt, erklärt und gehört werden

Dem Change-Prozess zugrunde liegt eine professionell angelegte, mehrschichtige Organisationsstruktur definiert im Projektplan mit Meilensteinen, Aufgaben und Zielen. Verschiedenste Gremien sind notwendig, um solch einen Plan in die Tat umzusetzen. Damit die Kommunikation untereinander gewährleistet ist, die Informationen von oben nach unten und die von unten nach oben ankommen, haben wir ein Sounding Board eingerichtet – nach kirchlichem Vorbild: Ein über der Kanzel angebrachter Schalldeckel (dasSounding Board) dient dazu, dass die gesprochenen Worte im gesamten Raum zuhören sind. So haben die Mitglieder des Sounding Boards im Change-Prozess die Aufgabe dafür zu sorgen, dass die Informationen weitergetragen werden.

Um Kommunikation ging es auch im Zukunftsworkshop. Mit der neuen Führungsmannschaft wurde so unter anderem festgelegt, welche Kommunikationskanäle zukünftig für die Verbreitung von Entscheidungen genutzt werden. Eine Matrix zu entwickeln war das Ziel, um die wechselseitige Information sicherzustellen. Für Transparenz, die das Motto „miteinander. Aus gutem Grund.“ trägt.

Dynamiken begegnen und in Chancen wandeln

Ein Change-Prozess in dieser Dimension ist äußerst vielschichtig und macht in jeder Phase ein mit Bedacht planvolles Vorgehen erforderlich. Die Dynamik, die der Sache an sich innewohnt und die zudem von den Beteiligten geprägt wird, gilt es, in Strategie und Struktur umzusetzen. Mit der Sicht von außen und meiner jahrelangen Verbindung begleite ich diesen Zusammenschluss, um die vormals zwei eigenständigen Unternehmen zu einem zukunftsfähigen Unternehmensverbund zu entwickeln.

Gerne lasse ich an dieser Stelle den Verbund selbst sprechen:

„Fusionen sind ein echter Stresstest und eine emotionale Achterbahnfahrt für Struktur und Mitarbeitende auf allen Ebenen. Frau Spittka hat den Changeprozess des Verbundes des Ev. Christophoruswerkes und der Ev. Altenhilfe Duisburg zu den Evangelischen Diensten Duisburg begleitet.Entstanden ist Duisburgs mit Abstand größter Träger von Leistungen im Bereichder Altenpflege, für Menschen mit einer Behinderung, seniorengerechtem Wohnen u.v.m. (www.edd.de).

Grundvoraussetzung für das Gelingen des Changeprozesses ist eine gute und vertrauensvolle (Arbeits-)beziehung zu allen Führungsebenen der beteiligten Unternehmen. Frau Spittka hat das hervorragend geschafft und in zahlreichen Workshops, Leitungsveranstaltungen, Teambuildings etc. den Prozessfachlich intensiv begleitet, damit neue Strukturen entstehen und wachsen können.

Gleichzeitig konnte sie, und das ist vielleicht die für ein Gelingen bedeutsamere Komponente, auch in großem Vertrauen die emotionalen Aspekte der beteiligten Personen gut auffangen, einordnen und aufgreifen. So konnte sie mit allen Beteiligten erreichen, dass neue Teams entstehen können, in denen positiv nach vorne gerichtete Arbeit möglich ist. Ein kreativer Schaffensprozess, der alle bereichert hat.“

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